Rendszerszemlélet és vezetői felelősség
Az Ipar 4.0 avagy a digitális transzformáció az utóbbi évek sztárja: mindenki igyekszik előre lépni, eredményeket, sikereket elérni a digitalizációban.
A digitális megoldások alkalmazása, a „big data” projektek és adatelemzési megoldások kapcsán az egyik leggyakrabban elhangzó varázsige: rendszerszemlélet.
A tapasztalataim szerint a rendszerszemlélet nem igazán varázsige, nem is elmélet, hanem nagyon is gyakorlatias mindennapi szemlélet.
Input – Output modell
Hihetetlenül egyszerű: egy rendszerelembe betápláljuk az INPUT-ot, az ÁTALAKÍTJA (transzformálja) létrehozva az OUTPUT-ot.
A gyakorlati életben szinte mindig az I/O modellek láncolatával találkozunk.
Az I/O modellek láncolatának fontos jellemzője, hogy az előző rendszer elem outputja a következő rendszer elem inputja. Ha valami változás következik be előző rendszer elem működésében, a hatása a közös input – outputon keresztül nagy valószínűséggel tovább gyűrűzik a követő rendszerre. Tovagyűrűződő rendszerhatásról beszélünk.
Vezetői felelősség a munkafolyamat láncban
A termelő, szolgáltató szervezetek általában egy I/O modellel jellemezhető munkafolyamat során termelik meg, érik el a tevékenységük eredményét. Szokásos szervezeti megoldás, hogy egy – egy munkafolyamat elem működéséért egy-egy vezető felel.
A munkafolyamat elemek együttesen állítják elő a munkafolyamat eredményét. Ebből származóan a szervezet eredményessége az egyes munkafolyamat vezetők nézőpontjából közös felelősség.
Természetesen minden munkafolyamat területi vezetője értelmezi a munkafolyamat elemre vonatkozó saját felelősségét. Azaz egy munkafolyamat elem vezetőjének e felelőssége kettős:
- Felelős a saját területe működéséért
- Közös felelősséget visel a teljes munkafolyamat eredményességéért
A munkafolyamatok irányításának, vezetésének az egyik legsérülékenyebb pontja a munkafolyamat elemek közötti input/output azonosság kezelése, az előző munkafolyamat elem működésében bekövetkezett változás, esetleg zavar információinak, adatainak a haladéktalan átadása a követő munkafolyamat elem számára.
Ha a vezető nem értelmezi a tovagyűrűződő rendszerhatások következményeit, nem vállalja a közös felelősségéből adódó kommunikációs kötelezettségének a maradéktalan teljesítését, netán hárít, az előző munkafolyamat elemekre ill. input elemekre mutogat, akkor nem működik a hatékony problémamegoldás, a vezetői csapat nem tudja megvalósítani a PDCA ciklus működtetését.
A munkafolyamatok eredményessége javításának az egyik kulcsa:
TOVAGYŰRÜZŐDŐ RENDSZERHATÁSOK KEZELÉSE
A digitalizáció segítheti a területi vezetők közös eredményfelelősségének az érvényesülését
A munkafolyamat eredményéért viselt közös felelősség legfontosabb tartalma az azonnali kompetens kommunikáció. A megvalósításának emberi – vezetési és technikai – műszaki tényezőit integráltan kell létrehozni, működtetni:
- Emberi – vezetési tényezők, rendszerszemlélet
- Közös felelősség értelmezése, vállalása
- Transzparens kommunikáció
- Technikai – műszaki tényezők
- A folyamat eredményességét jellemző teljesítmény és minőség tényezők mérése
- Munkalépések közötti termék / feladat átadás – átvétel adatainak a létrehozása
- Adatok aktuális továbbítása, feldolgozása, elemzése
Számos helyen, számos cégnél van napirenden a munkafolyamatok digitalizálása. A teljes munkafolyamat hatékony menedzselése érdekében kulcskérdés, hogy ne csak az egyes munkalépések jellemző adatai kerüljenek be a gyűjtendő, feldolgozandó adatok közé, hanem azok is, amelyek a munkalépések közötti kommunikációt oldják meg.
Az egyes munkaterületek vezetőinek a közös felelőssége, hogy a közöttük szükséges transzparens kommunikáció a digitalizált valóságban is működjön, az esetleges problémák ne csak a fizikai valóságban gyűrűzzenek tovább, hanem a megoldásukhoz, megelőzésükhöz szükséges információk, adatok is időben rendelkezésre álljanak.
Küsz András
