Kontrolling az ügyvédi irodában
Hogyan kerül a csizma az asztalra? – szól a közismert mondás. Ez a kérdés merülhet fel olvasónkban is, ha meglátja a cikk címét. Az ügyvédi irodákra jellemzően nem tekintünk gazdálkodó szervezetekként. Az „ügyvéd” szó hallatán leginkább a filmekből ismert karakterek jelennek meg a szemünk előtt, de semmiképp sem a számlák és az Excel táblák. Pedig ebben a körben is kiemelten fontos a költségek és a bevételek folyamatos kontrollja, az eredményesség nyomon követése.
A múlt év végén keresett meg bennünket egy sikeres ügyvédi iroda azzal az igénnyel, hogy szeretné professzionális módon nyomon követni a szervezet pénzügyi teljesítményét. A tulajdonos számára nem volt elegendő a főkönyvi kivonat, hiányoztak a cég teljesítménye mögötti összefüggéseket megmutató átlátható és informatív havi rendszerességű kimutatások. A belső szervezeti képességek nem tették lehetővé, hogy ezeket az iroda saját magának állítsa elő. A hiányzó tervezési képességek biztosítására, az előre látás képességének fejlesztésére kerestek szakmai partnert.
A tulajdonos két konkrét elvárást fogalmazott meg:
- transzparens, érthető riportokat kér, amelyek alkalmasak a szakterületek és az ott dolgozó kollégák teljesítményének mérésére és értékelésére, illetve
- látni szeretné a cég likviditásának, várható szabad forrásainak előrejelzését legalább három hónapos időtávra előre.
Mi történt?
A közös munka a cég működésének megértésével indult. Több körös konzultációk alapján a tulajdonossal közösen elkészítettünk egy 3 éves üzleti tervet. Ez meghatározta az iroda középtávú céljait, és kijelölte a kulcs feladatokat. A terv részletezettsége mind bevételi, mind költség oldalon illeszkedett a szükséges riportokhoz és előrejelzésekhez.
A tervezést követően kialakítottunk egy olyan havi rutint, amely a tulajdonos számára alkalmasnak bizonyult a terv-tény visszaméréshez és a havi teljesítményértékeléshez. Bevezettünk egy negyedéves előrejelzést, amellyel rendszeresen frissítjük az éves tervet az aktuális várakozások alapján. Ez biztosítja, hogy a korábbi időszak tényadatai és az aktuális információk alapján pontosabb várható képet kapjanak a tárgyévre.
Az üzleti tervezés és havi riporting struktúra kialakításával együtt pontosan azt a szintű hiányzó kontrolling képességet teremtettük meg a szervezetben, amelyre egy ekkora irodának szüksége van. Ezen képesség házon belül felépítése bármely cég számára egy hosszadalmas folyamat, amely során egy jelentős és nehéz fejlődési és tanulási görbe mentén kell végig járni az utat a megfelelő működés eléréshez.
Milyen eszköz segített bennünket ezek elkészítésében?
A tervezést és a nyomon követést számos vállalkozás még most is Excel táblák segítségével végzi. Számunkra a megoldás az OPTAPLAN felhő alapú célszoftver. Az OPTAPLANba a meghatározott tervadatok mellett betölthetők a főkönyvi szintű tényadatok, amelyekből a szoftver automatikusan generál mérleget, eredménykimutatást és cash-flow adatsorokat. Mivel az ügyvédi irodában az ilyen jellegű feladatokra nincs dedikált ember, igénybe vették business-controlling szolgáltatásunkat, mely során a szoftver kezelését és az adatok betöltését a GTMentor kontroller szakértője végzi. Így nem merülnek fel „sem szoftver, sem szoft” akadályok, mert mind a rendszert, mind a havi teljesítményértékelést és előrejelzést szolgáltatásként, havi díjas alapon nyújtjuk ügyfeleinknek. A szoftver pedig hatékonyan támogatja a menedzsmenttel és a tulajdonossal közös havi értékelést és riportbemutatást is, amely kiemelten fontos része kontrolling szolgáltatásunknak.
Mi a közös munka eredménye?
A tulajdonos tiszta képet nyert a teljes cég, valamint az üzletágak teljesítményéről, illetve a várható cash-flow-ról. Az egyszerű havi riporting szolgáltatás bevezetésével rendelkezésére áll egy középtávú terv, és mindig elérhető a friss, év végi forecast az egyes üzletágak teljesítményére. Biztonsággal hozhat döntéseket a cég működésével kapcsolatban, például az osztalékfizetés összegének előre tervezéséről vagy a beruházások időzítéséről. A tervezés során lehetőséget adunk a menedzsmenttel közös gondolkodás során szcenáriók felvázolására és ezek kiértékelésére is.
A GTMentor business contolling szolgáltatása teljes körű támogatást nyújt a vállalkozások számára az eredmények folyamatos nyomon követéséhez, és a valós adatokon alapuló, megalapozott döntéshozatalhoz. Szolgáltatásunk mottója: „Képességeket adunk…”. Az üzlet megértésére és könyvelési adatok feldolgozására építve, akár 1 hónap alatt felépítjük és működőképessé tesszük a szolgáltatást. Így támogatva a tervezés, előrejelzés, szcenáriótervezés, elemzés, mérlegterv, eredménykimutatás, cash-flow készítés terv szinten tevékenységeket. Amennyiben Ön is érdeklődik szolgáltatásunk iránt, lépjen kapcsolatba velünk!